Samochód w firmie – jak rozliczyć leasing, wynajem, amortyzację i paliwo?

Źródło zdjęcia: pixabay.com

Samochód to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w działalności gospodarczej. Niezależnie od tego, czy służy do dojazdów na spotkania, transportu towarów, czy pracy w terenie, przedsiębiorcy mogą rozliczać jego koszty w firmie i w ten sposób zmniejszać zobowiązania podatkowe. Sposób rozliczenia zależy jednak od tego, jakim tytułem dysponujemy pojazdem – czy jest to leasing, wynajem, własność, a także od tego, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie służbowo, czy także prywatnie.

W artykule wyjaśniamy, jak poprawnie rozliczać koszty związane z autem firmowym – krok po kroku i zgodnie z aktualnymi przepisami.

Leasing operacyjny – najczęstszy wybór przedsiębiorców

Leasing operacyjny to jedna z najczęściej wybieranych form finansowania samochodu w firmie. W tym modelu leasingodawca (np. firma leasingowa) jest właścicielem auta, a przedsiębiorca płaci miesięczne raty za jego użytkowanie. Raty leasingowe są w dużej części kosztem uzyskania przychodu.

Przy samochodach osobowych obowiązuje jednak limit – koszty leasingu można odliczać tylko do wartości 150 000 zł (dla aut spalinowych) lub 225 000 zł (dla aut elektrycznych). Nadwyżka powyżej tej kwoty nie podlega zaliczeniu do kosztów.

Warto też pamiętać, że poza samymi ratami leasingowymi, przedsiębiorca może rozliczyć koszty związane z eksploatacją auta – jak paliwo, serwis, ubezpieczenie czy opłaty drogowe – zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.

Najem długoterminowy – podobne zasady, inne formalności

Wynajem długoterminowy jest podobny do leasingu, ale różni się formalnie i podatkowo. Najem to umowa cywilnoprawna, która nie wymaga wykupu pojazdu ani przeniesienia własności. Z perspektywy podatkowej przedsiębiorca traktuje opłaty za wynajem jako koszty bieżące – rozliczane w momencie poniesienia.

Tu również obowiązuje limit kosztów, jeśli wartość pojazdu przekracza ustawowy próg 150 000 lub 225 000 zł. W przypadku samochodów używanych częściowo do celów prywatnych – możliwe jest odliczenie tylko 75% kosztów eksploatacyjnych.

Zakup i amortyzacja – gdy auto jest własnością firmy

Jeśli przedsiębiorca kupuje samochód „na firmę”, może wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i rozpocząć amortyzację. To proces polegający na rozliczaniu kosztu zakupu auta w czasie – zwykle przez 5 lat.

Również tutaj obowiązuje wspomniany wcześniej limit – amortyzacja powyżej 150 000 zł (lub 225 000 zł) nie daje prawa do pełnego ujęcia kosztu w rozliczeniu podatkowym.

Nie każdy wie, że możliwa jest jednorazowa amortyzacja (np. w ramach tzw. pomocy de minimis dla mikroprzedsiębiorców) – ale dotyczy ona głównie samochodów ciężarowych, nie osobowych. Przedsiębiorca powinien więc dobrze przemyśleć wybór metody i formy nabycia pojazdu – najlepiej w konsultacji z doradcą podatkowym, który pomoże dopasować rozwiązanie do sytuacji finansowej i planów firmy.

Paliwo, serwis, ubezpieczenie – co można wrzucić w koszty?

Bez względu na to, w jaki sposób przedsiębiorca użytkuje samochód (leasing, najem, własność), może rozliczać koszty eksploatacyjne. Należą do nich: paliwo, myjnia, serwis, naprawy, części zamienne, ubezpieczenia (OC, AC), opłaty parkingowe i autostradowe.

Kluczowe znaczenie ma sposób wykorzystania pojazdu:

• jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie służbowo – możliwe jest 100% odliczenie VAT oraz pełne ujęcie kosztów,
• jeśli samochód służy celom mieszanym (firmowo-prywatnym) – przysługuje 75% kosztów i 50% odliczenia VAT.

Aby móc stosować pełne odliczenie, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i zgłosić samochód do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26.

Co z samochodem prywatnym używanym do celów firmowych?

Wielu przedsiębiorców korzysta z prywatnego auta do celów służbowych. W takim przypadku można zaliczyć do kosztów część wydatków związanych z użytkowaniem auta – proporcjonalnie do wykorzystania w działalności.

Do końca 2018 roku obowiązywała tzw. kilometrówka, obecnie wystarczy jedynie uzasadnienie i dokumentacja (np. faktury za paliwo, planowane trasy służbowe), by rozliczyć 75% kosztów eksploatacyjnych.

W przypadku samochodu prywatnego nie przysługuje jednak amortyzacja ani możliwość pełnego odliczenia VAT.

Podsumowanie

Rozliczanie samochodu w firmie to temat, który wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale też bieżącej analizy opłacalności. Wybór formy finansowania (leasing, najem, zakup), sposób użytkowania auta oraz wartość pojazdu – wszystko to wpływa na możliwości podatkowe przedsiębiorcy.

Z pozoru drobne decyzje mogą przekładać się na tysiące złotych oszczędności lub… zbędnych kosztów. Dlatego warto na spokojnie przeanalizować sytuację – najlepiej z pomocą doświadczonego doradcy podatkowego, który pomoże zoptymalizować koszty i uniknąć błędów w rozliczeniach.