Księgowość internetowa jest stosunkowo „świeżym” trendem. Zdobywa coraz większy rozgłos i popularność wśród właścicieli małych firm. Dlatego warto przyjrzeć się jej bliżej: co można zyskać, co stracić. No a przede wszystkim – czy to się opłaca? Sprawdzamy!

Technologia znacząco wpływa na kształtowanie się rynku rachunkowości. Coraz większe grono przedsiębiorców myśląc „księgowa”, nie widzi starszej pani z kalkulatorem wyposażonym w taśmę. Zamiast tego pojawia się obraz — podłączonego do sieci — komputera lub tabletu. Coraz częściej bowiem wszelkie czynności, związane z prowadzeniem rachunkowości, są prowadzone za pomocą programu „zamieszczonego” przez dostawcę usług na stronie internetowej.

Wachlarz możliwości,

Warto od razu wyjaśnić, że obsługa oprogramowania przez samego przedsiębiorcę to tylko jedna z opcji. Drugą jest księgowość internetowa prowadzona dla naszej firmy przez biuro rachunkowe (oczywiście również z dostępem do aplikacji). Wersję, w której księgowość z dostępem online prowadzi dla nas biuro, polecamy głównie większym firmom. W dalszej części tekstu, skupimy się na pierwszej opcji, która powinna sprawdzić się idealnie w mniejszych firmach. Warto pamiętać, że wykorzystanie aplikacji automatyzuje większość czynności obliczeniowych oraz generowanie księgi przychodów i rozchodów. Zadaniem użytkującego jest dokładne dodanie kosztów (wypełnienie odpowiednich pól), czyli głównie dostarczenie danych zgodnych ze stanem faktycznym. Przykładem narzędzia online, które świetnie poradzi sobie obsługą biura jest program Streamsoft Firmino, zintegrowany z programem do prowadzenia księgowości uproszczonej „Ala” z serii Streamsot PCBiznes.

zalet

Nie ma co ukrywać, że jedną z głównych zalet takiego rozwiązania jest… oszczędność. Opłata za użytkowanie programu jest znacząco niższa od sumy, jaką musielibyśmy wydać zlecając prowadzenie księgowości podmiotowi zewnętrznemu. Warto szczególnie podkreślić, że biura rachunkowe zwykle rozliczają się „za ilość” faktur, a jak wiadomo małe przedsiębiorstwa wystawiają ich dużo (za to na małe kwoty). Wniosek nasuwa się więc sam. A jakie są „pozakosztowe” plusy rozwiązań online? Przede wszystkim mamy możliwość zgromadzenia i zarchiwizowania wszystkich istotnych danych dotyczących firmy i jej kondycji w jednym miejscu, a co więcej o ich bezpieczeństwo dba usługodawca! Nie dość więc, że czujemy ulgę, to znów… nie wydajemy, tym razem na zabezpieczenia serwerów. Poza tym do owych danych mamy dostęp z dosłownie każdego miejsca i o każdej porze. Jedyny warunek — jak wspominaliśmy na początku, — to połączenie z internetem.

i wad?

Czy księgowość „smart” ma jakieś poważniejsze wady? Jest dość czasochłonna oraz wymaga od przedsiębiorcy dużej samodzielności i orientacji w bieżących przepisach. Choć to ostatnie nie do końca uznajemy za wadę (bo z całą pewnością jest to cenna umiejętność), to z drugiej strony konieczność ciągłego śledzenia ustaw nie jest ułatwieniem w pełnieniu mnóstwa innych codziennych obowiązków. Może się zwyczajnie okazać, że nie dasz rady pogodzić prowadzenia biznesu z jednoczesnym poprawnym rozliczaniem go. Drugą istotną kwestią, gdy rozważamy samodzielne prowadzenie rozliczeń, jest świadomość, że bierzemy pełną odpowiedzialność za ewentualnie w nich błędy. Podsumowując: każde rozwiązanie ma wady i zalety. Zadaniem jest wybór takiej drogi, która będzie optymalnym wyjściem dla Twojego biznesu. Powodzenia!