Jak zweryfikować jakość i bezpieczeństwo biura rachunkowego?

Przy zakładaniu firmy przedsiębiorca ma wiele ważnych decyzji do podjęcia. Jedną z nich, zdecydowanie wyróżniającą się na tle innych, jest wybór księgowości. Jaka jest najodpowiedniejsza dla firm? W tym artykule postaramy się pomóc wszystkim niezdecydowanym!

Księgowość to nieodzowny element prowadzenia własnej firmy. Przedsiębiorcy muszą rzetelnie odwzorowywać w księgach wszystkie transakcje, jakich dokonała jego firma. Są to jednak bardzo złożone zagadnienia, co roku uzupełniane nowelizacjami. Nic więc dziwnego, ze tak wielu przedsiębiorców decyduje się na księgowy outsourcing. Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe? Przedstawiamy kilka istotnych porad.

Certyfikat księgowy

Posiadanie certyfikatu (lub Świadectwa kwalifikacyjnego, które jest mu równorzędne) wydawanego przez Ministra Finansów u księgowych jest znaczącym potwierdzeniem ich kwalifikacji. Posiadanie tych dokumentów nie jest obligatoryjne podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych, gwarantuje jednak wysoką jakość usług danego biura. Wykaz osób dysponujących certyfikatem znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Atutem jest również przynależność do stowarzyszeń branżowych, takich jak Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Członkowie organizacji charakteryzują się wysokimi kwalifikacjami i jakością usług.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu świadczonych usług

Biura rachunkowe mają obowiązek posiadać polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Jest to gwarancja bezpieczeństwa zarówno dla biura, ale i  jego klientów, na wypadek zaistnienia błędów będących wynikiem pracy księgowych.

Warto również upewnić się, że kwota podana na polisie opiewa każde zdarzenie (mówi o tym klauzula ,,na pierwsze i na wszystkie”), czy jest ubezpieczeniem tylko od ,,pierwszego ryzyka” – wtedy wartość polisy będzie maleć z każdą wypłaconą szkodą.

To przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność za błędy księgowe przed Urzędem Skarbowym, dlatego tak ważne jest, aby dopilnować tego typu spraw.

Cena usług

Cena to z pewnością temat bardzo istotny dla każdego przedsiębiorcy. Wybieranie najtańszego lub najdroższego biura wcale nie będzie jednak dobrym rozwiązaniem. Najważniejsze to spróbować uzyskać informację z czego wynikają dane ceny.

W tym zawodzie ogromną część pracy, a co za tym idzie – także ceny usług, ceny stanowi praca ludzka. Jest to nie tylko odpowiedzialna praca, ale również żmudna, wymagająca skupienia. Każde biuro rachunkowe musi wielokrotnie sprawdzić poprawność księgowań.

W związku z tym ciężko, aby biuro miało bardzo niską cenę w porównaniu do konkurencji oraz równocześnie wysoką jakość usług. Niska cena może być skutkiem:

• zatrudniania mniej doświadczonych pracowników, osób nie posiadających odpowiednich uprawnień bądź kwalifikacji lub niedoświadczonych studentów,
• zmniejszeniem liczby pracowników, tym samym przydzieleniem większej liczby obowiązków pozostałym księgowym, co może wpłynąć na wzrost ryzyka powstania błędu oraz odbić się na terminie wykonywanej usługi.

Zanim więc zdecydujesz się na biuro rachunkowe z wyjątkowo niskimi cenami, spróbuj dowiedzieć się skąd to wynika oraz przemyśl, czy nie lepiej zapłacić więcej, jednak mieć spokojną głowę.

Dostępność i formy komunikacji

W dobie Internetu niemal każde biuro rachunkowe świadczy elektroniczny obieg dokumentów i wybiera właśnie internetową formę komunikacji. Jest to istotne szczególnie dla tych przedsiębiorców, którzy często wyjeżdżają, mają dużo spotkań i nie zawsze są ,,pod telefonem”. Dobrze więc, aby osoby pracujące w biurze były obyte we współpracy z komputerami i internetem. Kolejnym ułatwieniem będzie wykorzystywanie e-faktur.

Dobrze jest także wiedzieć, czy biuro świadczy usługi poza  poza ‘standardowymi’ godzinami pracy, kiedy zaistnieje nagła sytuacja mająca wpływ na finanse firmy. Dobrze więc wiedzieć zawczasu, czy – gdy taka konsultacja będzie potrzebna – księgowy będzie do naszej dyspozycji.

Doświadczenie

Doświadczenie to istotna kwestia w niemal wszystkich zawodach. Dłuższa praktyka oznacza styczność z wieloma indywidualnymi przypadkami. Należy jednak pamiętać, że wieloletnie doświadczenie zawodowe wcale nie musi wiązać się z wysoką jakością wykonywanych usług. Dobry księgowy musi stale śledzić nowelizacje ustaw, kodeksów i na bieżąco uzupełniać swoją wiedzę.

Przedsiębiorca stoi więc przed wyborem – księgowy z kilkunastu bądź kilkudziesięcioletnim doświadczeniem, jednak niekoniecznie będący ,,na czasie”, zwłaszcza, jeżeli chodzi o kwestie techniczno-komputerowe (aktualnie normą jest stosowanie elektronicznego obiegu dokumentów). Z drugiej strony młody pracownik, świeżo po studiach, posiadający niewielkie doświadczenie, jednak bardzo ambitny, głodny wiedzy. Co zrobić w takiej sytuacji?

Odpowiedź jest prosta – postawić na złoty środek i wybrać biuro, w którym panuje różnorodność.

Ochrona danych

To zdecydowanie jedna z najważniejszych kwestii. Każdy przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby jego dane były odpowiednio chronione. Odpowiednio – czyli?

Zazwyczaj jest to specjalistyczne oprogramowanie, jednak wiąże się to z tym, że wszystkie dane dotyczące klientów biura są przechowywane na dyskach komputerowych. Wtedy konieczna jest ochrona komputerów – dobry program antywirusowy to podstawa. Dodatkowo biuro powinno mieć kopie danych na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń losowych.

Archiwizacja danych to również istotny aspekt. Klient biura powinien wiedzieć gdzie, w jaki sposób i w jakich ilościach przechowywane są niezwykle ważne informacje.

Profesjonalne biuro z pewnością odpowie na wszystkie Twoje pytania i się do nich odpowiednio ustosunkuje.

Po więcej szczegółowych rozważań na ten temat warto zajrzeć na stronę dlaszefa.pl, w szczególności artykuł Jak zweryfikować jakość i bezpieczeństwo biura rachunkowego?. Autorki bloga wielokrotnie odwołują się do różnych dziedzin outsourcingu i udowadniają, że jest to stale rozwijająca się kategoria biznesu. Usługi outsourcingowe można znaleźć już niemal wszędzie, co jest ogromnym ułatwieniem dla przedsiębiorców i nie tylko.

Na blogu znajdziemy także wiele ciekawych porad z zakresu prawa gospodarczego oraz artykuły dotyczące porad biznesowych. Warto zostać stałym czytelnikiem dlaszefa.pl!