Wystawianie faktur VAT jest jedną z podstawowych czynności każdego przedsiębiorcy. Jednak w gąszczu przepisów i nakazów można się bardzo łatwo zgubić. Może nas kusić wystawienie faktury wedle wzoru już otrzymanej, ale nie zawsze jest to dobry pomysł. Inni przedsiębiorcy też mogą popełniać błędy!
Jak prawidłowo i sprawnie wystawić fakturę VAT?
Ważne są terminy
Ogólnie na wystawienie faktury mamy czas do 15. dnia miesiąca, który nastąpił po miesiącu sprzedaży. Czyli po prostu do połowy kolejnego miesiąca. Wyjątkami są jednak:
– faktury za usługi budowlano-montażowe – do 30. dnia licząc od dnia wykonania usługi,
– dostawa np. książek – do 60. dnia od dnia wydania towaru do wysyłki,
– dostawa np. energii elektrycznej, najmu, stałej obsługi prawnej i inne wymienione w artykule 19a ustęp 5 punkt 4 Ustawy o VAT – w dniu upłynięcia terminu płatności.
Jednakże również nabywca może zgłosić chęć otrzymania faktury, nawet do 3 miesięcy licząc od dnia wykonania usługi czy wydania towaru. Oczywiście można też stosować się do umów z kontrahentami. Wedle nich można wystawiać fakturę natychmiast po wykonaniu akcji, której ona dotyczy.
Co powinno znaleźć się na fakturze?
Oprócz pamiętania o terminach, do których trzeba się stosować ważny jest też schemat. Każda faktura musi zawierać szereg elementów, aby została uznana za prawidłową. Oczywiście istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej, w razie, gdyby popełniony został błąd merytoryczny. Do elementów, które powinna zawierać faktura należą:
- nazwa Faktura i numer,
- data wystawienia,
- nazwa sprzedawcy i nabywcy (lub imiona i nazwiska) wraz z adresem i numerami NIP,
- nazwa sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
- cena jednostkowa netto,
- kwoty rabatów, jeśli występują,
- łączna wartość netto,
- wartość podatku,
- suma wartości netto wraz z podziałem wedle stawek podatkowych lub zwolnień podatkowych,
- kwota podatku od sumy wartości netto, z podziałem na kwoty, jeśli występują różne stawki podatków,
- kwot brutto.
W wypadku, gdy popełnimy błąd nie wolno drukować drugiej bezbłędnej faktury, a konieczne jest sporządzenie faktury korygującej, która powinna mieć taki właśnie tytuł. Taka faktura ma też swój numer ewidencyjny i musi mieć datę wystawienia oraz wpisaną nazwę towaru lub usługi, które są korygowane. Ważne jest też podanie przyczyny korekty. Natomiast pozostałe elementy są takie same jak do wpisania na fakturze.
Co warto wiedzieć o fakturach?
Oprócz znajomości dat ich wystawienia oraz stałych elementów trzeba też pamiętać choćby o tym, że faktury wystawiamy w dwóch egzemplarzach – jedną dla nas, drugą dla nabywcy. Co ciekawe faktura nie wymaga podpisu osoby wystawiającej. Jeśli jest to faktura z odroczonym terminem płatności może on być ustalony dowolny. Choć najczęściej wybiera się 7, 14 lub 30 dni. Najlepiej jest wpisać konkretną datę dla terminu płatności np. 30.06.2019.
Obecnie praktycznie wszystkie faktury wystawia się na komputerze. Najlepsze do tego celu są specjalistyczne programy do faktur, które kierują nas krok po kroku po okienkach, w które wpisuje się potrzebne informacje. Można też taka fakturę z zachowaniem potrzebnych elementów stworzyć w programie Excel czy innym arkuszu kalkulacyjnym.
Jak działa faktura elektroniczna?
Fakturę można dostarczyć na dwa sposoby: elektronicznie lub fizycznie. Do przekazania faktury elektronicznie trzeba mieć zgodę nabywcy. Jeżeli jej nie mamy, trzeba dostarczyć fakturę papierową. Zatem mimo, że fakturę wystawia się na urządzeniu elektronicznym (komputer) nie oznacza to, że każda taka faktura jest elektroniczna. Nazwa ta bierze się od sposobu jej przekazania nabywcy. Przy wystawianiu takiej faktury ważne jest jednak, aby zapisać ją w formacie, który nie może zostać edytowany np. plik pdf. Sam plik z fakturą musi zachować autentyczność, integralność i czytelność.