Kategorie
Firma

Controlling wspomagany przez BI: możliwości, korzyści, wątpliwości

Inwestycje w rozwój rozwiązań Business Intelligence w obszarze controllingu stają się coraz popularniejszym trendem wśród właścicieli firm. To tylko moda, a może rzeczywista potrzeba? Jakiego w istocie rodzaju wsparcia jest w stanie udzielić BI kontrolerom w codziennej pracy?

Znany lider branży reklamowej — Marion Harper pisał: „Dobre zarządzanie biznesem to zarządzanie jego przyszłością, a zarządzanie przyszłością to zarządzanie informacją”. Formułując to stwierdzenie niekoniecznie miał ściśle na myśli to, co rozumiemy przez controlling, ale na pewno był bardzo blisko. Celem działania controllingu w firmie jest bowiem zapewnienie kadrze kierowniczej informacji, metod i narzędzi umożliwiających podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Nie mniej istotne jest spajanie wszelkich czynności kontrolnych w jedną całość oraz koordynacja przebiegu wszystkich procesów przedsiębiorstwa. Business Intelligence to z kolei złożona infrastruktura technologiczna, która usprawnia prowadzenie w czasie rzeczywistym analiz i przekształceń, dostarczających potrzebnych informacji i wiedzy biznesowi. Naturalnie nasuwa się wniosek, że wsparcie informacji zarządczej (rozumianej jako klucz rozwoju i wzrostu przedsiębiorstwa) poprzez wykorzystanie funkcjonalności BI daje masę…

możliwości

W obszarze controllingu możliwości dotyczą przede wszystkim wygodnego nadzorowania wszystkich działań kontrolnych w firmie za pomocą jednego intuicyjnego narzędzia. BI zapewnia szybki dostęp do przydatnych danych (w bardzo przystępnej formie, czyt. nie tylko dla zaawansowanych informatycznie użytkowników). Mówiąc bardziej konkretnie większość oferowanych na rynku systemów BI (np. Streamsoft Business Intelligence) zapewnia takie możliwości jak pomoc w opracowaniu budżetów oraz kontrolę ich realizacji. Kontrola w zakresie finansów jednocześnie skupia w sobie informacje mające związek z innymi obszarami działalności przedsiębiorstwa (produkcja, koszty, podatki, logistyka, inwestycje) etc. Dzięki użyciu modułu można również tworzyć (metodą „przeciągnij i kliknij”) rozbudowane diagramy oraz wykresy. Nieocenioną pomocą jest także system monitorujący odchylenia za pomocą alertów automatycznie wysyłanych do kontrolerów. Równie użyteczna jest opcja subskrypcji oraz konsolidacji danych (ogromna pomoc dla grup np. kapitałowych składających się z kilku spółek).

Oczywiście powyższe kluczowe możliwości użycia BI mają — w praktyce — „za zadanie” nieść ze sobą wymierne…

korzyści

Jeśli o nie chodzi, na pierwszym miejscu zdecydowanie należy wymienić odciążenie kontrolerów od pochłaniających mnóstwo czasu zadań polegających na scalaniu w jedno ogromu danych. BI nie tylko na bieżąco gromadzi dane z wielu źródeł, ale także łączy je i agreguje zgodnie z ustalonymi potrzebami. Także masowe kalkulacje są automatyzowane. Tym sposobem system „ściąga” z barków kontrolera mechaniczne, żmudne procesy. Dzięki temu ma on szansę skupić się na tym, w czym żadna maszyna nie może zastąpić jego roli: na interpretowaniu danych i tworzeniu rekomendacji służących rozwiązywaniu problemów przedsiębiorstwa oraz podejmowaniu trafnych decyzji. Wdrożenie BI przynosi jeszcze jeden wymierny pożytek: pozwala wykryć i wyeliminować różnego rodzaju ewentualne zagrożenia szybciej (np. przez wykorzystanie wspomnianych wcześniej systemów alertów i wielowymiarowych analiz) i we wcześniejszej fazie. To z kolei umożliwia zażegnanie potencjalnych niebezpieczeństw w tzw. „zarodku” i pozwala uniknąć kosztów błędnych decyzji. Innymi słowy, controlling prowadzony z użyciem narzędzi BI, gwarantuje oszczędność czasu i pieniędzy — kluczowych wartości przyczyniających się do szybkiego wzrostu firmy.

Czy więc możliwa jest sytuacja, w której użycie tak przemyślanego systemu „nie opłaca się”? Jak uniknąć ewentualnych „pułapek” związanych z decyzją o użyciu BI? Innymi słowy, na koniec warto zwrócić też uwagę na potencjalne…

wątpliwości

Tu — przede wszystkim — należy mieć na uwadze, że w praktyce możemy mieć do czynienia z wieloma metodami controllingu, a narzędzia informatyczne mogą wspierać je wszystkie. Tak więc, by uniknąć zbędnych kosztów związanych z wdrożeniem (a to niewątpliwie jedna z częstych wątpliwości dot. zastosowania BI), musimy jasno określić w czym konkretnie system ma być nam pomocny (uwzględniając dłuższą niż kilka miesięcy perspektywę czasową). Nader często na tematycznych forach pada także pytanie: zatrudniam niewiele osób, czy taki system będzie mi w czymkolwiek przydatny? Otóż pytanie owo powinno raczej brzmieć: analiza jakiej ilości (i jak skomplikowanych) danych jest niezbędna do podejmowania trafnych decyzji biznesowych w moim przedsiębiorstwie i jaki jest koszt pracy kontrolerów związany z tą czynnością? Jeśli odpowiedź będzie brzmieć „sporą/ spory”, będzie to potwierdzeniem opłacalności inwestycji w narzędzia BI. Kolejna częsta wątpliwość wśród przedsiębiorców brzmi: korzystam z systemu ERP, to zaawansowane narzędzie, opłaca się więc dodatkowo inwestować w BI? Tu należy wyjaśnić, że owszem, system klasy ERP to wielomodułowe narzędzie zbierające informacje dotyczące firmy na wielu płaszczyznach, stanowiące świetną bazę danych liczbowych. Ale to nie wszystko. Kwestie, które ma za zadanie monitorować kadra menadżerska, nader często bowiem nie są stricte liczbowe. Wystarczy pomyśleć np. o poziomie zadowolenia Klienta. Tu nieodzowny będzie BI, który nie jest alternatywą dla systemu ERP, ale czerpie informacje zarówno z niego, jak i innych źródeł. Dodatkowo należy pamiętać, jak zresztą w przypadku wdrażania każdego z nowych rozwiązań, by korzystać z usług sprawdzonych firm. Powiedzmy sobie szczerze, by wdrożenie było ekonomicznie uzasadnione, jego harmonogram winien być skonstruowany w taki sposób, by mogło ono dostarczyć produkty wartościowe dla przedsiębiorstwa w perspektywie kilku miesięcy od rozpoczęcia procesu implementacji. Wydłużanie tego okresu grozi dewaluacją wartości wdrażanego narzędzia z biznesowego puntu widzenia.

Autor: Tomasz Nordyński

Tomasz Nordyński, redaktor portalu ABC-Podatki.pl, dziennikarz i copywriter finansowy oraz podatkowy. W wolnych chwilach skupiam się na zagadnieniach finansowych oraz administracyjnych.

W odpowiedzi na “Controlling wspomagany przez BI: możliwości, korzyści, wątpliwości”

Czy firmy od controllingu są w stanie same wpaść na to co poprawiać? Podejrzewam że mnóstwo przypadków jest takich, kiedy firma nie ma nawet pojęcia który proces optymalizować i kontrolować.

Możliwość komentowania jest wyłączona.